Espira Gruppen AS 

Personvernerklæring 

Gyldig fra 20.7.2018 

 

Innledning 

Espira samler inn personopplysninger om deg når du besøker våre websider, søker jobb hos oss, eller på annen måte tar kontakt med oss. Denne personvernerklæringen beskriver de tilfeller vi behandler dine personopplysninger og på hvilket grunnlag.  

Formålet med personvernerklæringen å informere deg om vår behandling av dine personopplysninger, i samsvar med de krav som følger av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven som begge trådti kraft 20. juli 2018.  

 

Behandlingsansvarlig 

Espira Gruppen AS ved styret er som hovedregel behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler og for de formål som er angitt i denne personvernerklæringen. Det daglige behandlingsansvaret er delegert kommunikasjons- og organisasjonsdirektør knyttet i Espira. Utfyllende kontaktinformasjon finner du nederst på denne siden 

For visse behandlingsformål kan også den enkelte barnehage være selvstendig behandlingsansvarlig. Vi har redegjort for dette i de tilfeller hvor dette er relevant under. 

Alle henvendelser vedrørende personvern, uansett hvilken del av Espira som har behandlingsansvar, kan sendes til personvern@espira.no 

 

Behandlingsformål 

 

Markedsføring, presentasjon av Espira på web 

Våre websystemer logger din aktivitet på våre websider. Slike logger analyseres i tilfelle hacking eller andre typer angrep eller kriminell aktivitet rettet mot våre websider. Opplysningene som lagres er din ip-adresse og hvilke lenker du har klikket på, din nettleser og annen informasjon om din nettleser og maskin. Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav f), hvor vi etter en vurdering har funnet det nødvendig å logge slik trafikk for å kunne overvåke og sikre våre systemer. Slike logger lagres i 60 dager måneder før de slettes. 

Espira utfører også analyse av besøk på nettsiden med hjelp av Google Analytics. Din unike internet-adresse (ip-adresse) er ansett som en personopplysning. Denne IP-adressen anonymiseres før overføring til Google. Dermed lagres ingen personopplysninger hos Google; en praksis som er i tråd med Datatilsynets anbefaling. For å kunne analysere besøk på websidene benytter Espira cookies. Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke, jf. ekomloven § 2-7b. Samtykket baserer seg på at du gjennom innstillinger i din nettleser har akseptert cookies. Les mer om vår bruk av cookies og hvordan du kan skru dette av om du ønsker det: espira.no/cookies/ 

 

Administrasjon av rekruttering og nyansettelser 

Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv. Dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV.  

Selve søknadsprosessen foregår elektronisk via vår jobbsøkerportal på www.espira.no, gjennom tjenesten ReacheMee. 

Behandlingsgrunnlaget for de personopplysninger du gir fra deg er basert på ditt samtykke til at vi samler inn og behandler personopplysninger i tilknytning til din jobbsøknad, jf. artikkel 6 nr. 1, bokstav a). Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi vil da slette alle opplysninger du har angitt i forbindelse med din jobbsøknad, og vi kan da ikke lenger vurdere deg som kandidat til jobb hos oss. Dersom du av spesielle årsaker ikke kan benytte vår jobbsøkerportal ber vi deg ta kontakt med oss på personvern@espira.no, slik at vi kan behandle din søknad på annen måte. 

Personopplysningene som lagres i jobbsøkerportalen slettes automatisk etter 12 måneder fra din siste registrerte jobbsøknad. 

Den enkelte barnehage behandler de forskjellige jobbsøknadene og gjennomfører selve ansettelsesprosessen. For dette behandlingsformålet er dermed den enkelte Espira-barnehage behandlingsansvarlig for de personopplysningene som behandles i forbindelse med søknadsprosessen. Espira-barnehagene har inngått nødvendige databehandleravtaler for de personopplysningene som behandles. 

Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i Espira. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger innen ett år etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.  

 

Kommunikasjon og dialog 

Kommuniserer du elektronisk med oss via e-postchat eller gjennom samhandlingsportalen Microsoft Teams, så lagres det personopplysninger i de systemene som benyttes for slik kommunikasjon. Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet de er samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene i henhold til gjeldende lovverk. 

Behandlingsgrunnlaget for å oppbevare disse opplysningene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1, bokstav f), vår berettigede interesse av å lagre opplysningene for å kunne dokumentere vår dialog, eventuell bistand ved din henvendelse eller relevant prosjektdokumentasjon som lagres i samhandlingsportalen. 

 

Administrasjon av seminar 

Når du melder deg på et seminar hos oss, så lagrer vi nødvendige opplysninger om deg slik at vi kan organisere seminaret og sende ut påminnelse om deltakelse mm.  

Behandlingsgrunnlaget for behandling av slike seminarpåmeldinger følger av GDPR artikkel 6 nr. 2 b), hvor vi har inngått en avtale med deg om din deltakelse på vårt seminar. 

Alle innsamlede personopplysninger slettes når seminaret er ferdigstilt. 

 

Fakturaadministrasjon og administrasjon av leverandører 

Kontaktpersoner hos underleverandører vil registreres i vårt regnskapssystem med informasjon nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å kunne betale fakturaer. Opplysninger som samles inn er navn, stilling, e-post og mobilnummer. 

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å lagre personopplysninger nødvendige for å administrere leverandørforholdet, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1, bokstav f). 

Personopplysningene lagres i våre systemer så lenge du er ansatt hos en leverandør til Espira 

Likevel vil visse opplysninger kunne lagres utover dette, da bokføringsloven pålegger Espira å oppbevare regnskapsbilag (som fakturer) i fem år etter avsluttet regnskapsår. Behandlingsgrunnlaget for slik lagring følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav c), rettslig forpliktelse. 

 

Dine rettigheter 

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger. 

Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Se mer om sletting lenger nedenfor. 

Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger og/eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.  

I visse situasjoner har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med Espira, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon (såkalt rett til dataportabilitet). 

Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til personvern@espira.no. Se også annen kontaktinformasjon i bunnen av dokumentet. 

 

Om retten til sletting 

Vi vil slette alle personopplysninger vi behandler om deg uten ugrunnet opphold etter at vi har mottatt din anmodning om sletting, og i samsvar med de frister som følger av personvernforordningen artikkel 12 

Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes. 

 

Om lagringstid 

Espira lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn.  

 

Sikkerhetstiltak 

Espira har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte.  Vi gjennomfører regelmessige tester og vurderinger av sikkerheten i våre systemer. 

 

Overføring av personopplysninger til tredjepart 

Espira vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold: 

 

Nødvendig bistand fra underleverandører 

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører. 

 

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse 

Espira vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse. 

 

Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området 

Espira overføreikke personopplysninger utenfor EØS-området.  

 

Klageinstans 

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning 

Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/ 

 

Endringer i personvernerklæringen 

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre denne personvernerklæringen ved behov, og når det er nødvendig for å tilpasse til personvernlovgivningen. Du vil alltid finne gjeldende versjon av vår personvernerklæring her på våre websider. 

 

Andre personvernerklæringer 

  • Foresatte med barn i Espiras barnehager får utdelt personvernerklæring for informasjon om behandling av deres og barnas personopplysninger. 
  • Ansatte og vikarer mottar egen personvernerklæring ved ansettelse/engasjement. 

 

Vår kontaktinformasjon 

Espira Gruppen AS
Organisasjonsnummer: 991926577 

 

Telefon: 21088088
E-post: kontakt@espira.no
Besøksadresse: Se våre kontorer
Postadresse: Postboks 353, 4291 Kopervik

 

www.espira.no