Personvernerklæring for Espira Gruppen AS

Gyldig fra 10. juni 2021

Innledning 

Barnehager og øvrig virksomheter i Espira-konsernet samler inn personopplysninger om deg når du besøker våre websider, søker jobb hos oss, eller på annen måte tar kontakt med oss. Denne personvernerklæringen beskriver de tilfeller vi behandler dine personopplysninger og på hvilket grunnlag. I tillegg har vi utarbeidet egne personvernerklæringer for foreldre med avtale om barnehageplass i våre barnehager og for ansatte i våre barnehager og virksomheter.

Formålet med personvernerklæringen å informere deg om vår behandling av dine personopplysninger, i samsvar med de krav som følger av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven som begge trådte i kraft 20. juli 2018.

Behandlingsansvarlig 

Espira Gruppen AS ved styret er som hovedregel behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler og for de formål som er angitt i denne personvernerklæringen. Det daglige behandlingsansvaret er delegert kommunikasjons- og organisasjonsdirektør i Espira Gruppen AS. Utfyllende kontaktinformasjon finner du nederst på denne siden.

For visse behandlingsformål som er beskrevet i denne personvernerklæringen, vil andre selskaper i Espira-konsernet kunne være behandlingsansvarlig.   Eksempelvis vil den barnehagen som du eventuelt søker jobb hos være arbeidsgiver og behandlingsansvarlig for rekrutteringsprosessen. Vi har redegjort for dette i de tilfeller hvor dette er relevant i denne personvernerklæringen.

Alle henvendelser vedrørende personvern, uansett hvilken del av Espira som har behandlingsansvar, kan sendes til personvern@espira.no, i tillegg til å rettes til den barnehage/virksomhet i Espira-konsernet som du har med å gjøre.

Behandlingsformål 

Markedsføring, presentasjon av Espira på web 

Våre websystemer logger din aktivitet på våre websider. Slike logger analyseres i tilfelle hacking eller andre typer angrep eller kriminell aktivitet rettet mot våre websider. Opplysningene som lagres er din ip-adresse og hvilke lenker du har klikket på, din nettleser og annen informasjon om din nettleser og maskin. Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav f), hvor vi etter en vurdering har funnet det nødvendig å logge slik trafikk for å kunne overvåke og sikre våre systemer. Slike logger lagres i 60 dager før de slettes.

Espira utfører også analyse av besøk på nettsiden med hjelp av Google Analytics. Din unike internet-adresse (ip-adresse) er ansett som en personopplysning. Denne IP-adressen anonymiseres før overføring til Google. Dermed lagres ingen personopplysninger hos Google; en praksis som er i tråd med Datatilsynets anbefaling. For å kunne analysere besøk på websidene benytter.

Når du besøker Espiras websider kan du selv velge hvilke cookies du tillater oss å behandle, og vi gir deg samtidig opplysninger om hvilke cookies som benyttes og for hvilke formål. Du kan når som helst trekke dette samtykket til vår behandling av cookies.

Administrasjon av rekruttering og nyansettelser 

Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv. Dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV.

Selve søknadsprosessen foregår elektronisk via vår jobbsøkerportal på www.espira.no, gjennom tjenesten ReachMee. Dersom du av spesielle årsaker ikke kan benytte vår jobbsøkerportal ber vi deg ta kontakt med oss på personvern@espira.no, slik at vi kan behandle din søknad på annen måte.

Behandlingsgrunnlaget for vår behandling av personopplysninger for dette formål følger av vår avtale med deg om å behandle din jobbsøknad, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1, bokstav b). Du kan når som helst trekke din søknad, og vi vil da slette alle opplysninger du har angitt i forbindelse med denne søknaden. Vi kan i så fall ikke vurdere deg som kandidat til jobb hos oss.

Personopplysningene som lagres i jobbsøkerportalen slettes automatisk etter 12 måneder fra din siste registrerte jobbsøknad. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger lenger enn 12 måneder for eventuelt å vurdere deg for andre ledige stillinger.

Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem, og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i Espira.

Espira Gruppen AS er behandlingsansvarlig for opplysninger som behandles i forbindelse med søknadsprosesser til stillinger i Espira gruppen AS.

For søknadsprosesser til våre barnehager er det enten den enkelte barnehage eller Espira Barnehager AS som vil være arbeidsgiver (og som gjennomfører ansettelsesprosessen. Da er også den enkelte Espira-barnehage behandlingsansvarlig for de personopplysningene som behandles i forbindelse med søknadsprosessen. Dersom du har søkt jobb i en av barnehagene som er organisert som avdeling i selskapet Espira Barnehager AS, er det dette selskapet som er behandlingsansvarlig. Espira-barnehagene og Espira Barnehager AS har inngått databehandleravtaler med Espira Gruppen AS og med de til enhver tid valgte leverandører av rekrutteringstjenester til Espira.

Administrasjon av søknad om barnehageplass utenfor det kommunale opptaket

For det tilfelle at du søker om barnehageplass direkte til barnehagen – utenfor det kommunale opptaket, behandler Espira personopplysninger om deg og eventuelt annen forelder til barnet, barnet selv, søsken mv. i forbindelse med saksbehandling av søknaden. Behandlingsgrunnlaget bygger på vår avtale med deg om å lagre og behandle personopplysningene i forbindelse med din søknad om barnehageplass, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Det er enten den enkelte barnehage eller Espira Barnehager AS som er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med denne søknadsprosessen.

Dersom barnet tildeles plass i barnehagen vil du motta en egen personvernerklæring og nærmere informasjon om vår behandling av personopplysninger i forbindelse med barnehagevirksomheten.

Blir søknad om plass avslått, så slettes din søknad og de personopplysninger som er innsamlet og behandlet i løpet av søknadsprosessen senest fem dager etter at avslag foreligger.

Kommunikasjon og dialog 

Kommuniserer du elektronisk med oss via e-post, chat eller gjennom samhandlingsportalen Microsoft Teams, så lagres det personopplysninger i de systemene som benyttes for slik kommunikasjon. Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet de er samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene i henhold til gjeldende lovverk.

Behandlingsgrunnlaget for å oppbevare disse opplysningene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1, bokstav f), vår berettigede interesse av å lagre opplysningene for å kunne dokumentere vår dialog, eventuell bistand ved din henvendelse eller relevant prosjektdokumentasjon som lagres i samhandlingsportalen.

 

Administrasjon av seminar 

Når du melder deg på et seminar hos oss, så lagrer vi nødvendige opplysninger om deg slik at vi kan organisere seminaret og sende ut påminnelse om deltakelse mm.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av slike seminarpåmeldinger følger av GDPR artikkel 6 nr. 2 b), hvor vi har inngått en avtale med deg om din deltakelse på vårt seminar.

Alle innsamlede personopplysninger slettes når seminaret er ferdigstilt.

 

Fakturaadministrasjon og administrasjon av leverandører 

Kontaktpersoner hos underleverandører vil registreres i vårt regnskapssystem med informasjon nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å kunne betale fakturaer. Opplysninger som samles inn er navn, stilling, e-post og mobilnummer.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å lagre personopplysninger nødvendige for å administrere leverandørforholdet, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1, bokstav f).

Personopplysningene lagres i våre systemer så lenge du er ansatt hos en leverandør til Espira.

Likevel vil visse opplysninger kunne lagres utover dette, da bokføringsloven pålegger Espira å oppbevare regnskapsbilag (som fakturer) i fem år etter avsluttet regnskapsår. Behandlingsgrunnlaget for slik lagring følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav c), rettslig forpliktelse

Dine rettigheter 

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger.

Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Se mer om sletting lenger nedenfor.

Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger og/eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.

I visse situasjoner har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med Espira, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon (såkalt rett til dataportabilitet).

Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til personvern@espira.no. Se også annen kontaktinformasjon i bunnen av dokumentet.

Om retten til sletting 

Vi vil slette alle personopplysninger vi behandler om deg uten ugrunnet opphold etter at vi har mottatt din anmodning om sletting, og i samsvar med de frister som følger av personvernforordningen artikkel 12.

Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes.

Om lagringstid 

Espira lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn.  

Sikkerhetstiltak 

Vi har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi gjennomfører regelmessige tester og vurderinger av sikkerheten i våre systemer.

Overføring av personopplysninger til tredjepart 

Vi vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:

Nødvendig bistand fra underleverandører 

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse 

Vi vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.

Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området 

Vi overfører ikke personopplysninger utenfor EØS-området.

Klageinstans 

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning.

Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/

Endringer i personvernerklæringen 

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre denne personvernerklæringen ved behov, og når det er nødvendig for å tilpasse til personvernlovgivningen. Du vil alltid finne gjeldende versjon av vår personvernerklæring her på våre websider.

Andre personvernerklæringer 

  • Foresatte med barn i Espiras barnehager får utdelt personvernerklæring for informasjon om behandling av deres og barnas personopplysninger.
  • Ansatte og vikarer mottar egen personvernerklæring ved ansettelse/engasjement.

 

Vår kontaktinformasjon 

Espira Gruppen AS
Organisasjonsnummer: 991926577 

Telefon: 21088088
E-post: kontakt@espira.no
Besøksadresse: Se våre kontorer
Postadresse: Postboks 353, 4291 Kopervik